メール一斉送信にエクセルを利用するメリット・デメリット

メールは連絡や伝達の方法として大変便利で今では使う機会が多くなっています。
中でも業務等で沢山のメールを一斉に送る必要が出てくる場合があると思いますが、一通一通アドレスや文章をセットして送信するのはとても大変です。

そんな時に助けになるのがメールを一斉に送信できるツールです。
ツールの中には色々な方式がありますが今回はエクセルを使う場合のメリットとデメリットをご紹介します

エクセルを利用するメリット

ここからはメール一斉送信にエクセルを利用するメリットをご紹介したいと思います。

ー　データの管理・統合がしやすい

エクセルはデータの管理や統合がしやすいため、一斉送信に必要なデータを作成したり、また作成済みのデータを取り込むことが簡単にできます。
コピペが出来るので送信リストの追加変更が簡単にできます。

例えば今あるエクセルで作った顧客の管理表（会社名や担当者名やメールアドレスがある管理表など）をそのまま活用することが出来ます。

ー　カスタマイズしやすい

メールを送信する際には内容に応じてまずメール文を作成すると思います。
エクセルを使ってメールを送信する場合、メール文のテンプレートを作成すれば、必要に応じて受信者ごとに適切な情報を含めたり削ったりするなど受信者の特定の属性に応じてメールの内容を変更することができます。

流し込みに対応したメールソフトであれば、相手先ごとに別々のメールを一通ずつ送信することができます。またメールソフトによっては相手先に別々の添付ファイルを付けることも可能です。

ー　安全性・安定性がある

エクセルを利用して一斉送信を送る場合は現在利用しているメールサービスと同じサーバ（＝SMTPサーバ）が使えるため、普段のメールのように届くのでブロックされにくいという利点もあります。

また自社のパソコンから送信するので、送信リストを外部に渡す必要がないので情報漏洩の心配がなくなります。

ー　送信結果の管理がしやすい

エクセルを利用した一斉送信の場合は送信したメールのリストを作成することで、送信履歴を追跡することができます。
いつ誰にメールを送信したのか、受信者からの反応や返信があったのかどうかについての情報をまとめて管理できます。

またフィルター機能で並び替えや検索が簡単にできるのでターゲットを絞りこんでコンテコミュニケーション戦略をたてることにも活用できます。